לאחר חצי שנה של לימודים והגשת פרויקט גמר, הסתיים הקורס הראשון של עיצוב הדירה שנערך

באוניברסיטה הפתוחה ברעננה.

להלן תמונות של הפרוייקטים ושל חגיגת הסיום.

הגדרת תפקיד המנהל הכללי

מאת: ליאב גפן

לאחר הליך ארוך של קודיפיקציה אירגונית, כאשר נתכנסו להגדרת תפקיד המנהל הכללי התוודעתי כי לעיתים הברור מאליו, אינו ברור דיו. קל יותר להגדיר את תפקידים ספציפים בארגון וקשה יותר להגדיר תפקיד כללי כמו תפקידו של המנהל הכללי.

לקחתי על עצמי לכתוב את הגדרת תפקידי המנכ"ל. מדובר בהגדרת תפקיד רחבה המתאימה לכל ארגון, בין אם יצרן, תעשיין, יבואן, קמעונאי, נותן שירותים ועוד … ההבדל בהגדרות התפקיד יהיה שולי ובעיקרו יהיה תוספת לדגשים ספציפים, שהאסטרטגיה העיסקית של החברה מחייבת אותם והמנהל הכללי של האירגון בחר להעניק להם את כובד משקלו.

שם התפקיד:

שמו של התפקיד "המנהל הכללי": כשמו כן הוא כללי. המנהל הכללי אינו אמון על שום תחום ספציפי. מנהלי תחומים יהיו הסמנכ"לים לרוב. המנהל הכללי הוא המנהל של הסמנכ"לים. מנהל כללי שלוקח לידיו ניהול של תחום ספציפי, עלול לחטוא בטווח הארוך לתפקידו כמנהל כללי.

המטרה המרכזית:

הניהול השוטף של החברה באופן שיגשים את מדיניות חבר המנהלים של החברה בדרך היעילה והטובה ביותר.

ליבת ההגדרה הנ"ל מצויה בחוק החברות בפרק על "המנהל הכללי". הרעיון המרכזי של התפקיד, הינו הצבת אורגן מרכזי בראש האירגון, שיבצע תאום וסינכרון בין מנהלי המחלקות הספציפיים/ הסמנכ"לים באירגון וכל זאת לאור תוכנית על/מדיניות, באופן שסך כל הפעולות היומיומיות והשוטפות בחברה יגשימו את המטרה המרכזית שלה, שנקבעה על ידי בעלי החברה או נציגיהם בחבר המנהלים של החברה.

מציאות היומיום דווקא מלמדת, שרבים המנהלים הכללים, שאינם שמים מספיק דגש בנושא זה ולא בכדי טבע ד"ר יצחק אדיג'ס את המשפט "תראה לי את המבנה הארגוני של החברה ואני אגיד לך מה האסטרטגיה שלה", אשר משקפת בפועל מצב מצוי ולא רצוי.

מעבר למטרה המרכזית ישנם מספר תחומי אחריות מרכזיים, עליהם אמון המנהל הכללי:

1. סיוע לחבר המנהלים בבניית חזון, מטרות מרכזיות ואסטרטגיה ארוכת טווח:

החזון הינו הרעיון המרכזי של החברה. ללא חזון, והגדרה מפורטת של מטרותיה, החברה לעולם לא תממש את הפוטנציאל הגלום בה. חזון אינו תוצאה, הוא תעודת הזהות הייחודית של החברה, הסיבה המרכזית המגדירה את הקיום הראוי שלה.

מטרה מרכזית אמורה לשקף כל מצב בשוק. החזון הוא נייר הלאקמוס הניהולי בידיו של המנכ"ל, לפיו הוא יכול לשפוט לכל אורך הדרך האם הפעולות הננקטות בחברה מתאימות למדיניות שנקבעה עם חבר המנהלים. הוא צריך להקפיד ולראות את כל התוכנית ואת כל הרעיון המרכזי וכך הוא יהיה בטוח, שכל אחד בחברה מניח את אבני הבניין במקום הנכון. בנוסף, אחת לתקופה, יבחן המנהל הכללי יחד עם חבר המנהלים את האסטרטגיה, מימושה ובעיות (אם יש) בביצוע.

2. ניהול הכפופים, תוך מתן דגש לממשקי העבודה בינהם:

החלוקה לחטיבות תפעוליות, חייבת לתמוך ברעיון המרכזי של החברה. לכל אורך החלוקה, השאלה החשובה ביותר היא האם המבנה הארגוני תומך ביכולת החלטות אפקטיביות ומקצועיות. בראש כל חטיבה יכהן לרוב סמנכ"ל והוא חייב להיות מבחינת המנהל הכללי האוטוריטה העליונה בתחום אותו הוא מנהל.

כאשר הסמנכ"ל מכין תוכנית עבודה או מתמודד עם דילמה ומביא אותה לפתחו של המנהל הכללי, השיפוט של המנהל הכללי יבחן את התהליכים, הדרך בה הוכנה תוכנית העבודה או הדרך בה התמודדו עם הדילמה ולא עם התוצאה עצמה.

חזקה היא, שהסמנכ"ל הינו אוטוריטה ראשית בחברה לתחום הספציפי אותו הוא מנהל ומנגד, המנהל הכללי, יכול שיהיה לו ניסיון בנושא, אך הוא אינו מנהל תחום ספציפי ואינו בעל התמחות בתחום זה.

ראוי שהמנהל הכללי יוודא, כי הסמנכ"לים המכהנים תחתיו, יעניקו את אותה האוטוריטה גם לכפופים להם, כלומר – ילמדו את הכפופים להם את תורת הניהול ויחדירו אותה לחטיבה שלהם, כאילו הם המנהלים הכללים בתחום שלהם. לרוב יבחן המנהל הכללי את התהליכים לפחות ברמה אחת מתחת לסמנכ"לים ואילו הסמנכ"לים ידרשו לבחון את התהליכים לפחות ברמה אחת מתחת לאלו הכפופים אליהם וחוזר חלילה.

הנקודה הקריטית ביותר בניהול הכפופים הינה נקודות הממשק בניהם. פעולות רבות שמבצעת החברה משיקות לעיתים לתחום נוסף ולעיתים למספר תחומים. לרוב יתגבשו נהלי עבודה מסודרים בנקודות ממשק אלו, אך טוב ונכון יהיה אם המנהל הכללי ישקיע זמן, מחשבה ויתר תשומת לב לאותן נקודות הממשק.

3. איתור חסמים, כשלים, צווארי בקבוק ופתרונם:

המנהל הכללי חייב לפנות לעצמו זמן רב ככל האפשר, בו יוכל להשקיע בבדיקה של התנהלות החברה כולה, שכן הוא היועץ הארגוני הטוב ביותר לעצמו. לאתר היכן ההתנהלות של הארגון "חורקת", היכן יש לשפר. השאיפה היא להבין את מכלול התהליכים המתרחשים בחברה, לבחון אותם לעומק, לוודא שהם מגשימים את מדיניות החברה ולבדוק האם הם עושים זאת באופן היעיל והטוב ביותר.

4. משאבי אנוש:

חברה בנויה מאנשים והם אלו שבהם תלויה הצלחת החברה או למצער כישלונה. לנהל חבר בני אדם אינו דבר של מה בכך. ראוי, כי נושא רגיש כל-כך יהיה באופן שוטף על שולחנו של המנהל הכללי ושזור בכל נימי נפשו. מנכ"ל שישאף להשגים והצלחה ללא עובדיו – לא יצליח.

מנכ"ל שמצליח להחדיר באחרון עובדיו את ההבנה מה כל אחד צריך לעשות תוך הזדהות העובד עם תהליך העשייה וההבנה הכללית של הרעיון המרכזי, תגרום בהכרח לעשייה של העובד להיות יעילה, נכונה וממוקדת יותר לתועלת החברה.

בכל הקשור לניהול הכפופים יתן המנהל הכללי דגש מרכזי לשיטה ה- System, אשר, חייבת להיות יותר חזקה מהפרט, מוכשר ועילוי ככול שיהיה. אסור לחברה לפעול, כשהיא מתבססת על אדם ולא על התפקיד, אסור לחברה לפעול מבלי שהעובדים יוכלו להחליף האחד את השני במספר תפקידים. כך לא יווצרו בחברה צווארי בקבוק פונקצוינאלים, בהיבט שיכול לסכן את החברה ויכול להזיק לעובד.

המנהל הכללי חייב לוודא באופן אישי, כי הידע והיכולות חייבים להיות שייכים למערכת ולא לפרט ולכל אדם באירגון יש מחליף בכל רגע נתון, מבלי שהדבר יגרום לזעזועים.

המנהל הכללי ישאף, לערוך סבבי שיחות בלתי פורמאלים עם מרבית העובדים בחברה לפחות אחת לשנה. דווקא במישור האישי, לעיתים קל יותר למצוא פתרונות יצירתיים לבעיות אישיות, מעבר לעבודה, דבר שיעניק לעובד תחושה אמיתית של בית חם ושייכות.

5. תקציבים ופיננסים:

מנהל הכספים באירגון ירכז תחת ידו את כל הנושאים הקשורים לתקציבים ולפיננסים וראוי שיהיה בעל רקע בתחום זה. יחד עם זאת, כל פעולה מערבת בתוכה שיקולי תקציב ולכן לפני כל פעולה, פרוייקט או מטלה יוועץ המנהל הכללי עם מנהל הכספים שלו.

6. אחריות שאינה בסמכות ישירה של הכפופים:

כל הפרטים שלא הוגדרו לעיל ואינם בהגדרת התפקיד של החטיבות השונות יטופלו על ידי המנהל הכללי. על המנהל הכללי להיות ער לכל אורך הדרך לנושאים שאינם מטופלים וצריכים תשומת לב, לרוב כי לא הוגדרו תחת סמכותו של מנהל תחום ספציפי.

אם מדובר בעניין חד פעמי, שדורש הכרעה יטפל בכך המנהל הכללי בעצמו או יעביר זאת לגורם הרלוונטי, אך כאשר מדובר בעניין רב פעמי לרוב יהיה ראוי לבחון מיהו מנהל התחום הספציפי שיטפל בכך או שמא אולי יש לבצע שינוי במבנה האירגוני של החברה.

פרטים אודות מחבר המאמר:

* ליאב גפן הינו עורך דין במקצועו ומשמש בפועל כמנהל הכללי של רשת שמרת הזורע ודירקטור במרכז ללימודים אקדמאים כרמל.

מקור המאמר: http://www.reader.co.il/article/47979/הגדרת-תפקיד-המנהל-הכללי

* ראיון עם עו"ד ליאב גפן המנהל הכללי של רשת שמרת הזורע, מתוך דברים שנשא בועידה ה-6 לעסקים קטנים ובינוניים בישראל.

ב-24/06/2009 התקיימה הועידה ה-6 לעסקים קטנים ובינוניים בישראל. הוועידה, שהיא הכנס הגדול ביותר בתחום ה-SMB לקידום עסקים קטנים ובינוניים, עסקה  בפתרונות פיננסיים וטכנולוגים עבור עסקים.

אחד הדוברים היותר בולטים בכנס היה עו"ד ליאב גפן, המשמש כמנהל הכללי של רשת "שמרת הזורע".

בין שלל הרצאות שהתייחסו דווקא לשירותי מיחשוב מרוחקים, קמפיינים אינטראקטיבים ומודלים מורכבים של אסטרטגיות במשבר, בחר גפן לדבר על הליבה המרכזית של החברה, הרעיון, המשימה העיקרית. גפן, שהינו צעיר לתפקידו, נחשב למנכ"ל מוכשר מאוד ובין הכוכבים העולים בדורו.

בתום הועידה, שאלתי את גפן האם העיסוק בחזון החברה אינו ברור מאליו: "המדיה חייבת להיות תואמת למדיום", השיב גפן, "כאשר הפלטפורמה הינה נאום קצר במסגרת ועידת ישראל לעסקים בינוניים וקטנים, אזי העיסוק באסטרטגיות קצה הוא מאד מעניין אך לרוב נשאר בגדר תיאוריה. לעסק הקטן אין את המשאבים לעסוק באסטרטגיית האוקיינוס הכחול למשל. הבעיות המרכזיות נמצאות דווקא בשאלות הכי בנאליות, בשאלות שנמצאות בליבת האירגון.

"דוגמא טובה לכך היא בית קליה קטן, שהוא גם עסק משפחתי. יכול להיות שהם שכרו בעבר יועץ עסקי שכתב חזון יפה שתלוי עד היום במסדרון.. אבל זה בסך הכל נייר".

אז למה הכוונה כשאתה אומר חזון?

"אני מתכוון למהות של החברה. נחזור לבית הקליה: אז האבא רוצה דבר אחד, הדוד דבר אחר, והעובדים בכלל לא מבינים מה רוצים מהם. לאן יגיע עסק כזה ? מה תכליתו ? יכול להיות שזה מאוד ברור מאליו אבל זו הבעיה.

מרבית העסקים בישראל, גם אם זה נתון עצוב אינם מנוהלים הם מתגלגלים".

מדוע חברות צריכות רעיון מרכזי או חזון או משימה ? האם חברה לא יכולה לפעול בלי חזון ? האם כל חברה צריכה חזון ? ומה קורה כשאין ?

בהרצאתו וגם בשיחתינו גפן מפזר שלל דוגמאות צבאיות לאוויר, הנחתי שזה משום עברו הקרבי כקצין בחי"ר, אך הופתעתי לגלות שלא זו הסיבה: "צה"ל הוא האירגון המנוהל הגדול ביותר בישראל", הוא מסביר, "כולנו בעלי מניות בו, מרביתנו עבדנו בו תקופה של מספר שנים ויש לנו נגישות אליו.  יש הרבה צבאות בעולם, אבל מה הופך את צה"ל לאחד הצבאות הטובים ביותר? התשובה, לשיטתי נמצאת בערך המרכזי של תורת הלחימה והוא "אחדות המטרה".

"חשוב לציין", הוא ממשיך, "כי לא כל חברה שיש לה חזון ברור ומוגדר תהפוך ל"ביזנס", אבל בוודאות חברה, שאין לה את זה, שמטרותיה אינן ברורות לעולם לא תהפוך לכזו.  כל אחד מכיר את דו"ח וינוגרד לבדיקת מלחמת לבנון השניה. אחת הבעיות העיקריות על פי חברי הוועדה הן: "בעיות בהגדרת מטרות העל, העדר ראיה אסטרטגית, שינוי תכוף של היעדים". די בכך שאזכיר שלמבצע הקרקעי ביומיים האחרונים קראו "שינוי כיוון מס' 11″ (ע' 377 לדו"ח). דבר המלמד כי גם הצבא הטוב בעולם, מתחיל להתבלבל כשהוא לא בדיוק יודע לאן הוא רוצה ללכת. אינני נכנס כאן לניתוח הלחימה אלא למשמעויות של העדר "אחדות המטרה".

תוך כדי נאומו, חידד גפן את ההבדל בין "להתגלגל" לבין לנהל עם אחד הציטוטים האלמותיים מתוך ספר הילדים "עליזה בארץ הפלאות":

"חתול" שאלה עליזה, "התואיל להגיד לי בבקשה באיזו דרך עלי ללכת?"

השיב החתול: "זה תלוי במידה רבה לאן את רוצה להגיע".

ענתה עליזה: "לא כל-כך איכפת לי לאן".

השיב החתול: "אם כך, זה ממש לא משנה באיזו דרך תלכי".

גפן: "בלי המטרה / החזון / האסטרטגיה ניהול העסק הוא בערך כמו להגיע לתחנה המרכזית בת"א ולעלות על אוטובוס בלי יעד ובלי תוכנית. הרפתקאה מעניינת אולי תהיה, אבל העסק יתגלגל ויתנהל לו עד שיגמר הדלק ומה אז?"

אז מה עושים הלכה למעשה?

"בודקים בזכוכית מגדלת את האסטרטגיה. שואלים שאלות קשות. לאן רוצים ללכת? מהן המטרות? מהו החזון? איך רוצים להגיע לשם? מה אנחנו עושים או נעשה כדי להגיע לשם? וכו'. אני מאמין גדול בחזון שאנשי החברה עצמם קובעים. ניתן תמיד להעזר בייעוץ חיצוני, אך אסטרטגיה צריכה להכתב בדם ליבם של בעלי ועובדי החברה, כזו שהם גם יוכלו לממש לטווח הקצר והארוך". הוא מסכם.

עקב גודלה של ממשלת ישראל,הגדילה חברת ויסמן, חברת האם

של רשת שמרת הזורע, את שולחן הממשלה לפני שבוע.

השולחן המקורי הורכב לפני 25 שנה, במשרדי הממשלה בירושלים.

מכיוון שלא נמצא פורניר דומה לפורניר שבו ביצעה החברה,

הוחלט לבצע את ההגדלה משני הצדדים עם ציפוי עור.

הגדלה אחת ניתן לראות מול השר "גדעון סער".

כמובן שהשולחן הורכב ע"י המובילים

 המקצועיים והמיומנים של שמרת הזורע.

בדיקת איכות לכיסאות במפעל

מסורת במשרדי חברת שמרת הזורע - מיני עדלאידע במשרדי החברה.

וכמובןהמשתה החגיגי!
אני פורים, אני פורים שמח ומבדח